Cách Lưu 1 Email Outlook Về Máy Tính

Công cụ tính toán lưu email Outlook

Nhập thông tin để ước tính thời gian và dung lượng khi lưu email Outlook về máy tính

Tại sao cần lưu email Outlook về máy tính?

Việc lưu trữ email Outlook trên máy tính cá nhân mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Sao lưu dữ liệu: Bảo vệ thông tin quan trọng khỏi mất mát do lỗi server hoặc tài khoản bị xâm phạm
• Truy cập offline: Xem email khi không có kết nối internet
• Tuân thủ pháp lý: Đáp ứng yêu cầu lưu trữ tài liệu theo quy định của National Archives (USA)
• Tiết kiệm dung lượng: Giải phóng không gian hộp thư khi email đã được lưu trữ cục bộ
• Chia sẻ dễ dàng: Chuyển email cho đồng nghiệp mà không cần forward

Nguồn tham khảo uy tín:

Cornell University – Backup Outlook Email Microsoft 365 Official Blog

5 phương pháp lưu email Outlook về máy tính (So sánh chi tiết)

Phương pháp	Độ khó	Thời gian	Dung lượng file	Ưu điểm	Nhược điểm
Kéo thả vào thư mục	Dễ	Nhanh	Giữ nguyên	Đơn giản, không cần phần mềm	Chỉ lưu được từng email
Xuất file PST	Trung bình	Chậm	Nén tốt	Lưu toàn bộ hộp thư	Cần Outlook, file lớn
Save As (MSG)	Dễ	Trung bình	Giữ nguyên	Lưu từng email nguyên vẹn	Tốn thời gian với nhiều email
In thành PDF	Dễ	Chậm	Tăng 20-30%	Định dạng phổ biến	Mất định dạng gốc
Sử dụng Add-ins	Khó	Nhanh	Tùy chọn	Tự động hóa	Cần cài đặt, tốn phí

1. Phương pháp kéo thả trực tiếp (Drag & Drop)

1. Mở Outlook và chọn email cần lưu
2. Mở File Explorer và tạo thư mục đích
3. Nhấn giữ và kéo email từ Outlook vào thư mục
4. File sẽ được lưu dưới định dạng .msg

Lưu ý: Phương pháp này chỉ hoạt động với phiên bản Outlook desktop, không áp dụng được cho Outlook web.

2. Xuất file PST (Personal Storage Table)

Đây là phương pháp chuyên nghiệp nhất để sao lưu toàn bộ hộp thư:

1. Mở Outlook → File → Open & Export → Import/Export
2. Chọn “Export to a file” → Next
3. Chọn “Outlook Data File (.pst)” → Next
4. Chọn thư mục cần xuất (có thể chọn cả tài khoản)
5. Chọn đường dẫn lưu và đặt tên file
6. Nhấn Finish để bắt đầu quá trình xuất

Thống kê: Theo nghiên cứu của Microsoft, 68% người dùng doanh nghiệp sử dụng PST để sao lưu email dài hạn.

3. Sử dụng tính năng Save As

Phương pháp này cho phép lưu từng email dưới định dạng MSG:

1. Mở email cần lưu trong Outlook
2. File → Save As
3. Chọn định dạng (.msg hoặc .html)
4. Chọn vị trí lưu và nhấn Save

So sánh định dạng:

Định dạng	Dung lượng	Bảo toàn định dạng	Tương thích
.msg	Giữ nguyên	100%	Chỉ Outlook
.html	Tăng 10-15%	90%	Trình duyệt
.txt	Giảm 30-40%	50%	Phổ biến
.pdf	Tăng 20-30%	95%	Phổ biến

Câu hỏi thường gặp về lưu email Outlook

1. Làm sao để lưu nhiều email cùng lúc?

Bạn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

• Chọn nhiều email (Ctrl+A hoặc Shift+click) → Kéo thả vào thư mục
• Sử dụng tính năng xuất PST để lưu toàn bộ thư mục
• Cài đặt Add-ins như “Outlook Export” để tự động hóa

2. File PST có giới hạn dung lượng không?

Có, các phiên bản Outlook có giới hạn khác nhau:

• Outlook 2002-2013: 20GB (ANSI PST) hoặc 50GB (Unicode PST)
• Outlook 2016 trở lên: 50GB (Unicode PST)
• Outlook 365: Không giới hạn (tự động chia nhỏ file)

Khuyến nghị: Nên chia nhỏ file PST thành các phần 10-20GB để tránh lỗi.

3. Làm sao mở file MSG khi không có Outlook?

Bạn có thể sử dụng các phần mềm thay thế:

• Microsoft Outlook Viewer (miễn phí từ Microsoft)
• LibreOffice (hỗ trợ định dạng MSG)
• Thunderbird với add-on “ImportExportTools”
• Phần mềm trả phí như MSG Viewer Pro

Lời khuyên từ chuyên gia về quản lý email Outlook

Theo khuyến cáo từ Stanford University IT Services, bạn nên:

1. Thực hiện sao lưu định kỳ (ít nhất 3 tháng/lần)
2. Sử dụng cả phương pháp cục bộ (PST) và đám mây (OneDrive)
3. Mã hóa file PST nếu chứa thông tin nhạy cảm
4. Xóa email không cần thiết trước khi sao lưu
5. Kiểm tra tính toàn vẹn của file sau khi lưu

Bảng so sánh phương pháp sao lưu:

Tiêu chí	PST	MSG	PDF	Add-ins
Dung lượng file	Tối ưu	Giữ nguyên	Tăng 20-30%	Tùy chọn
Tốc độ	Chậm	Trung bình	Chậm	Nhanh
Bảo mật	Cao (mã hóa)	Thấp	Trung bình	Cao
Tự động hóa	Không	Không	Không	Có
Chi phí	Miễn phí	Miễn phí	Miễn phí	Trả phí

Kết luận và hành động tiếp theo

Việc lưu email Outlook về máy tính là kỹ năng cần thiết trong thời đại số. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp:

• Nếu cần lưu từng email → Sử dụng Drag & Drop hoặc Save As
• Nếu cần sao lưu toàn bộ hộp thư → Xuất file PST
• Nếu cần chia sẻ rộng rãi → Chuyển thành PDF
• Nếu cần tự động hóa → Sử dụng Add-ins chuyên dụng

Tài nguyên bổ sung:

Microsoft Support – Import/Export Outlook Data US-CERT – Email Security Guidelines