Công cụ tính toán lưu trữ Email Outlook 2010

Nhập thông tin dưới đây để ước tính dung lượng và thời gian cần thiết để lưu trữ email từ Outlook 2010 vào máy tính của bạn.

Số lượng email cần lưu trữ

Dung lượng trung bình mỗi email (MB)

Loại thiết bị lưu trữ

Nén dữ liệu

Hướng dẫn chi tiết cách lưu email từ Outlook 2010 vào máy tính (2024)

Outlook 2010 vẫn được nhiều tổ chức và cá nhân sử dụng mặc dù đã có các phiên bản mới hơn. Việc lưu trữ email từ Outlook 2010 vào máy tính là rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu, giải phóng dung lượng hộp thư, hoặc chuẩn bị cho việc nâng cấp hệ thống. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 phương pháp chính để xuất và lưu trữ email từ Outlook 2010, cùng với các mẹo tối ưu hóa và giải quyết sự cố thường gặp.

Tại sao cần lưu email từ Outlook 2010 vào máy tính?

Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, chúng ta cần hiểu rõ lợi ích của việc lưu trữ email cục bộ:

Bảo vệ dữ liệu: Tránh mất email do lỗi server, tấn công mạng hoặc sai sót của người dùng.
Giải phóng dung lượng: Hộp thư Outlook có giới hạn dung lượng, việc xuất email cũ giúp giải phóng không gian.
Tuân thủ quy định: Nhiều ngành nghề yêu cầu lưu trữ email trong thời gian nhất định (ví dụ: ngành tài chính thường yêu cầu lưu trữ 7 năm).
Truy cập offline: Bạn có thể xem lại email quan trọng mà không cần kết nối internet.
Chuẩn bị nâng cấp: Khi chuyển sang phiên bản Outlook mới hoặc hệ thống email khác.

Phương pháp lưu trữ	Ưu điểm	Nhược điểm	Thời gian thực hiện
Xuất sang file PST	Đầy đủ metadata, giữ nguyên cấu trúc thư mục	File lớn, cần phần mềm đọc PST	1-5 phút cho 1GB dữ liệu
Lưu từng email dạng MSG	Dễ quản lý từng email, mở bằng Outlook	Tốn thời gian nếu nhiều email	3-10 giây/email
In thành PDF	Định dạng phổ biến, dễ chia sẻ	Mất định dạng gốc, không thể trả lời/chuyển tiếp	5-15 giây/email

Phương pháp 1: Xuất email sang file PST (Phương pháp tốt nhất)

File PST (Personal Storage Table) là định dạng chuẩn của Outlook để lưu trữ email, danh bạ, lịch và các mục khác. Đây là phương pháp được khuyến nghị nhất vì:

Giữ nguyên cấu trúc thư mục
Bảo toàn metadata (ngày gửi, người nhận, CC, BCC)
Có thể nhập lại vào Outlook sau này
Hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng

Bước 1: Mở Outlook 2010 và truy cập công cụ xuất

Mở Microsoft Outlook 2010 trên máy tính của bạn
Nhấp vào tab File ở góc trên bên trái
Chọn Options từ menu bên trái
Trong cửa sổ Outlook Options, chọn Advanced
Cuộn xuống phần Export và nhấp vào nút Export

Bước 2: Chọn loại dữ liệu cần xuất

Trong trình thuật sĩ Import and Export, chọn Export to a file và nhấp Next
Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấp Next
Chọn thư mục email bạn muốn xuất (thường là tài khoản email chính của bạn)
Đánh dấu chọn Include subfolders để xuất tất cả thư mục con
Nhấp Next để tiếp tục

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn muốn xuất tất cả email (bao gồm Hộp thư đến, Hộp thư đi, Thư nháp, v.v.), hãy chọn thư mục cấp cao nhất (thường có tên là tên email của bạn). Nếu chỉ muốn xuất một thư mục cụ thể (ví dụ: chỉ Hộp thư đến), hãy chọn thư mục đó.

Bước 3: Chọn vị trí lưu và tùy chọn

Nhấp vào Browse để chọn vị trí lưu file PST
Đặt tên file rõ ràng, ví dụ: Outlook_Backup_2024.pst
Trong phần Options, chọn một trong các tùy chọn sau:
- Replace duplicates with items exported (Thay thế các mục trùng lặp)
- Allow duplicate items to be created (Cho phép tạo mục trùng lặp)
- Do not export duplicate items (Không xuất các mục trùng lặp) – Khuyến nghị
Nhấp Finish để bắt đầu quá trình xuất

Bước 4: Đặt mật khẩu bảo vệ (tùy chọn nhưng khuyến nghị)

Outlook sẽ hỏi bạn có muốn đặt mật khẩu cho file PST không
Nhập mật khẩu mạnh (ít nhất 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt)
Xác nhận mật khẩu và nhấp OK
Lưu mật khẩu ở nơi an toàn (quản lý mật khẩu như Bitwarden hoặc KeePass)

Mẹo bảo mật: Luôn đặt mật khẩu cho file PST nếu chứa thông tin nhạy cảm. Theo nghiên cứu của NIST, 80% vi phạm dữ liệu xảy ra do mất hoặc đánh cắp thiết bị vật lý chứa dữ liệu không được mã hóa.

Bước 5: Hoàn tất và xác minh

Quá trình xuất sẽ bắt đầu, thời gian phụ thuộc vào số lượng email
Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy file PST tại vị trí đã chọn
Mở file PST để xác minh dữ liệu:
- Trong Outlook, đi tới File > Open > Open Outlook Data File
- Chọn file PST bạn vừa tạo
- Xác minh các thư mục và email có đầy đủ không

Phương pháp 2: Lưu từng email dạng file MSG

Nếu bạn chỉ cần lưu một số email cụ thể thay vì toàn bộ hộp thư, phương pháp lưu từng email dạng file MSG sẽ phù hợp hơn. File MSG chứa toàn bộ nội dung email bao gồm:

Tiêu đề email
Người gửi và người nhận
Nội dung email (bao gồm định dạng HTML)
Tệp đính kèm
Metadata (ngày giờ gửi/nhận)

Bước 1: Chọn email cần lưu

Mở Outlook 2010 và điều hướng đến thư mục chứa email cần lưu
Chọn email bằng cách nhấp vào nó (để chọn nhiều email, giữ phím Ctrl hoặc Shift khi nhấp)

Bước 2: Lưu email dạng file MSG

Nhấp chuột phải vào email đã chọn
Di chuột đến Save As trong menu ngữ cảnh
Chọn vị trí lưu trên máy tính của bạn
Trong trường Save as type, chọn Outlook Message Format (*.msg)
Đặt tên file rõ ràng (ví dụ: Hop_dong_ABC_20240515.msg)
Nhấp Save để hoàn tất

Bước 3: Quản lý file MSG

Sau khi lưu, bạn có thể:

Mở file MSG bằng cách nhấp đúp (yêu cầu có Outlook được cài đặt)
Tổ chức file trong các thư mục theo chủ đề hoặc ngày tháng
Đính kèm file MSG vào email mới để chia sẻ (giữ nguyên định dạng gốc)
Sao lưu file MSG vào ổ đĩa ngoài hoặc dịch vụ đám mây

Tình huống sử dụng	Phương pháp PST tốt hơn	Phương pháp MSG tốt hơn
Sao lưu toàn bộ hộp thư	✅	❌
Lưu email quan trọng riêng lẻ	❌	✅
Chia sẻ email với đồng nghiệp	❌	✅
Tuân thủ quy định lưu trữ dài hạn	✅	⚠️ (Cần quản lý nhiều file)
Khôi phục dữ liệu sau khi cài lại Outlook	✅	❌

Phương pháp 3: In email thành PDF (Phương pháp đơn giản nhất)

Nếu bạn chỉ cần lưu nội dung email để tham khảo mà không cần chức năng trả lời hoặc chuyển tiếp, việc in email thành file PDF là giải pháp đơn giản và hiệu quả. Phương pháp này phù hợp cho:

Lưu trữ hợp đồng, hóa đơn
Chia sẻ email với người không dùng Outlook
Tạo tài liệu tham khảo nhanh

Bước 1: Chuẩn bị email cần in

Mở email bạn muốn in trong Outlook 2010
Xem trước email để đảm bảo định dạng hiển thị đúng
Nếu email có đính kèm quan trọng, hãy mở đính kèm để in riêng

Bước 2: In email thành PDF

Nhấp vào tab File trong cửa sổ email
Chọn Print từ menu bên trái
Trong phần Printer, chọn Microsoft Print to PDF (hoặc bất kỳ máy in PDF nào bạn đã cài đặt)
Chọn định dạng in phù hợp:
- Memo Style: Hiển thị tiêu đề email ở đầu trang
- Table Style: Định dạng dạng bảng
Nhấp Print và chọn vị trí lưu file PDF
Đặt tên file rõ ràng (ví dụ: Email_hop_dong_ABC.pdf)

Bước 3: Quản lý file PDF

Sau khi tạo file PDF, bạn có thể:

Mở file bằng bất kỳ trình đọc PDF nào (Adobe Acrobat, Foxit Reader, v.v.)
Thêm chú thích hoặc highlight phần quan trọng
Ký số file PDF nếu cần (đối với hợp đồng)
Lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu (DMS)

Lưu ý về bảo mật: File PDF có thể được bảo vệ bằng mật khẩu thông qua các công cụ như Adobe Acrobat Pro. Theo hướng dẫn của FBI về bảo vệ thông tin nhạy cảm, nên mã hóa file PDF chứa dữ liệu cá nhân với mật khẩu mạnh và hạn chế quyền in/sao chép nếu cần.

Mẹo tối ưu hóa và giải quyết sự cố thường gặp

1. Tối ưu hóa dung lượng file PST

File PST có thể trở nên rất lớn nếu chứa nhiều email và đính kèm. Dưới đây là các mẹo để giảm dung lượng:

Nén file PST:
- Đi tới File > Account Settings > Account Settings
- Chọn tab Data Files
- Chọn file PST của bạn và nhấp Settings
- Nhấp Compact Now để nén file
Loại bỏ đính kèm lớn:
- Sử dụng tính năng Cleanup Tools trong Outlook
- Chọn Mailbox Cleanup từ menu File
- Chọn View Mailbox Size để xem email có dung lượng lớn
- Xóa hoặc lưu riêng các email có đính kèm lớn (>10MB)
Chia nhỏ file PST:
- Tạo nhiều file PST nhỏ thay vì một file lớn
- Ví dụ: một file cho mỗi năm (Outlook_2023.pst, Outlook_2024.pst)
- Giúp quản lý dễ dàng và giảm nguy cơ hỏng file

2. Giải quyết lỗi khi xuất file PST

Một số lỗi phổ biến khi xuất file PST và cách khắc phục:

Lỗi	Nguyên nhân	Giải pháp
Lỗi 0x8004010F: “Operation failed”	File PST quá lớn (>2GB đối với định dạng cũ) hoặc bị hỏng	Sử dụng công cụ scanpst.exe (Inbox Repair Tool) Chia nhỏ file PST thành nhiều file nhỏ hơn Cập nhật Outlook lên bản mới nhất
Quá trình xuất bị treo	Xung đột với phần mềm diệt virus hoặc add-in	Tạm thời tắt phần mềm diệt virus Khởi động Outlook ở chế độ Safe Mode (gõ outlook.exe /safe trong Run) Vô hiệu hóa tất cả add-in
Không thể mở file PST sau khi xuất	Phiên bản Outlook không tương thích hoặc file bị hỏng	Mở file PST trên máy tính khác có cùng phiên bản Outlook Sử dụng công cụ phục hồi PST của bên thứ ba (ví dụ: Stellar Repair for Outlook) Kiểm tra xem file có bị khóa bởi phần mềm bảo mật không
Lỗi “The file is in use”	File PST đang được sử dụng bởi quá trình khác	Đóng tất cả chương trình liên quan đến Outlook Khởi động lại máy tính Kiểm tra Task Manager xem có tiến trình OUTLOOK.EXE nào còn chạy không

3. Bảo mật file email đã lưu

File chứa email thường chứa thông tin nhạy cảm. Dưới đây là các biện pháp bảo mật cần thiết:

Mã hóa file:
- Sử dụng BitLocker (Windows Pro) để mã hóa ổ đĩa chứa file
- Sử dụng 7-Zip với mã hóa AES-256 để nén file PST/MSG
- Đối với PDF, sử dụng mật khẩu mở file và hạn chế quyền
Sao lưu đa lớp:
- Áp dụng quy tắc sao lưu 3-2-1:
  - 3 bản sao
  - 2 loại phương tiện khác nhau (ổ cứng, đám mây)
  - 1 bản sao lưu trữ ngoài trụ sở
- Sử dụng dịch vụ đám mây mã hóa đầu-cuối như Tresorit hoặc SpiderOak
Quản lý quyền truy cập:
- Đặt quyền truy cập hạn chế trên thư mục chứa file email
- Sử dụng Windows EFS (Encrypting File System) cho file quan trọng
- Ghi lại lịch sử truy cập file (nếu sử dụng Windows Pro/Enterprise)

4. Tự động hóa quá trình lưu trữ email

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể thiết lập tự động xuất email định kỳ:

Sử dụng Outlook Rules:
- Tạo quy tắc tự động chuyển email cũ sang thư mục riêng
- Sau đó xuất thư mục đó định kỳ

Sử dụng VBA Macro:

Sub ExportOldEmailsToPST()
    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim ns As Outlook.NameSpace
    Dim sourceFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim targetFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim pstPath As String
    Dim pstName As String

    Set olApp = Outlook.Application
    Set ns = olApp.GetNamespace("MAPI")

    ' Thư mục nguồn (ví dụ: Hộp thư đến)
    Set sourceFolder = ns.GetDefaultFolder(olFolderInbox)

    ' Đường dẫn và tên file PST
    pstPath = "C:\Backups\"
    pstName = "OldEmails_" & Format(Now, "yyyy-mm-dd") & ".pst"

    ' Tạo file PST mới
    ns.AddStoreEx pstPath & pstName, olStoreDefault

    ' Thư mục đích trong file PST mới
    Set targetFolder = ns.Stores.Item(pstName).GetRootFolder

    ' Di chuyển email cũ hơn 6 tháng
    Dim mail As Outlook.MailItem
    Dim moveDate As Date
    moveDate = DateAdd("m", -6, Date)

    For Each mail In sourceFolder.Items
        If TypeName(mail) = "MailItem" Then
            If mail.ReceivedTime <= moveDate Then
                mail.Move targetFolder
            End If
        End If
    Next mail

    MsgBox "Đã xuất email cũ sang file PST thành công!", vbInformation
End Sub

Lưu macro này trong Outlook VBA Editor và chạy định kỳ.

Sử dụng phần mềm bên thứ ba:
- Công cụ như AutoArchiver hoặc MailStore Home
- Cho phép lập lịch tự động xuất email
- Hỗ trợ nén và mã hóa tự động

So sánh các phương pháp lưu trữ email Outlook 2010

Tiêu chí	File PST	File MSG	File PDF
Bảo toàn định dạng gốc	✅✅✅	✅✅✅	✅
Dung lượng file	Lớn (có thể vài GB)	Nhỏ (từng email riêng)	Nhỏ (nhưng mất định dạng)
Khả năng tìm kiếm	✅✅✅ (tìm kiếm nhanh trong Outlook)	✅ (tìm kiếm trên hệ thống file)	✅ (tìm kiếm trong PDF)
Khôi phục dữ liệu	✅✅✅ (nhập lại vào Outlook)	✅ (mở từng file MSG)	❌ (chỉ xem được)
Chia sẻ với người khác	❌ (cần Outlook)	⚠️ (cần Outlook để mở MSG)	✅✅✅ (PDF mở được ở mọi nơi)
Bảo mật	✅✅ (có thể đặt mật khẩu)	✅ (có thể nén mật khẩu)	✅✅ (PDF có thể mã hóa)
Tuân thủ pháp lý	✅✅✅ (giữ nguyên metadata)	✅✅ (giữ metadata từng email)	⚠️ (mất một số metadata)
Thời gian thực hiện	Nhanh (xuất hàng loạt)	Chậm (từng email)	Trung bình (từng email)

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Làm thế nào để mở file PST nếu không có Outlook?

Bạn có thể sử dụng các phần mềm sau để mở file PST mà không cần Outlook:

Microsoft Outlook Viewer (miễn phí từ Microsoft)
LibreOffice (hỗ trợ đọc PST thông qua extension)
PST Viewer Pro (phần mềm trả phí)
Mailbird (client email hỗ trợ PST)

Lưu ý rằng các công cụ này có thể không hiển thị đầy đủ định dạng như Outlook gốc.

2. File PST có giới hạn dung lượng không?

Có, file PST có giới hạn dung lượng phụ thuộc vào định dạng:

Định dạng cũ (ANSI - Outlook 2002 trở về trước): 2GB
Định dạng mới (Unicode - Outlook 2003 trở lên): 20GB (Outlook 2010) đến 50GB (Outlook 2016 trở lên)

Để kiểm tra định dạng file PST của bạn:

Mở Outlook và đi tới File > Account Settings > Account Settings
Chọn tab Data Files
Chọn file PST của bạn và nhấp Settings
Kiểm tra phần Format ở cuối cửa sổ

3. Làm thế nào để khôi phục email đã xóa trong Outlook 2010?

Nếu bạn vô tình xóa email và muốn khôi phục:

Mở Outlook 2010
Đi tới thư mục Deleted Items (Thư đã xóa)
Nếu email vẫn ở đó, nhấp chuột phải và chọn Move > Other Folder để di chuyển trở lại
Nếu email đã bị xóa khỏi Deleted Items:
- Đi tới Folder tab trên ribbon
- Nhấp Recover Deleted Items
- Chọn email cần khôi phục và nhấp Recover

Lưu ý: Email chỉ có thể khôi phục trong thời gian giới hạn (thường là 14-30 ngày tùy cấu hình server).

4. Có thể lưu email từ Outlook 2010 trực tiếp lên đám mây không?

Có, bạn có thể lưu email lên các dịch vụ đám mây như OneDrive, Google Drive hoặc Dropbox bằng các phương pháp sau:

Phương pháp 1: Đồng bộ thư mục chứa file PST/MSG
- Lưu file PST/MSG vào thư mục được đồng bộ với đám mây
- Ví dụ: lưu vào thư mục OneDrive trên máy tính
Phương pháp 2: Sử dụng add-in Outlook
- Cài đặt add-in như CloudHQ hoặc Attach2Cloud
- Cho phép tự động tải lên đám mây khi nhận email mới
Phương pháp 3: Sử dụng dịch vụ sao lưu email chuyên dụng
- Dịch vụ như Backupify hoặc Spanning
- Tự động sao lưu email lên đám mây hàng ngày

Cảnh báo bảo mật: Khi lưu email lên đám mây, đảm bảo:

Dịch vụ đám mây hỗ trợ mã hóa đầu-cuối (end-to-end encryption)
File được bảo vệ bằng mật khẩu mạnh trước khi tải lên
Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR (nếu áp dụng)

5. Làm thế nào để chuyển email từ Outlook 2010 sang phiên bản mới hơn?

Để chuyển email từ Outlook 2010 sang phiên bản mới hơn (2013, 2016, 2019, hoặc 365):

Xuất file PST từ Outlook 2010:
- Làm theo hướng dẫn ở Phương pháp 1 để tạo file PST
Cài đặt phiên bản Outlook mới:
- Đảm bảo cài đặt cùng phiên bản (32-bit hoặc 64-bit) với phiên bản cũ để tránh xung đột
Nhập file PST vào Outlook mới:
- Mở Outlook mới và đi tới File > Open & Export > Import/Export
- Chọn Import from another program or file và nhấp Next
- Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấp Next
- Duyệt đến file PST bạn đã xuất và chọn tùy chọn nhập phù hợp
- Nhấp Finish để hoàn tất

Lưu ý: Nếu bạn chuyển từ Outlook 2010 (32-bit) sang Outlook mới (64-bit), hãy đảm bảo tất cả add-in của bạn tương thích với kiến trúc 64-bit.

Kết luận và khuyến nghị

Việc lưu email từ Outlook 2010 vào máy tính là một quá trình quan trọng giúp bảo vệ dữ liệu và tuân thủ các quy định về lưu trữ thông tin. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, có thể lựa chọn một trong ba phương pháp chính:

Xuất file PST: Phù hợp nhất cho việc sao lưu toàn bộ hộp thư, giữ nguyên cấu trúc và metadata. Đây là phương pháp được khuyến nghị cho hầu hết người dùng.
Lưu file MSG: Lý tưởng khi chỉ cần lưu một số email cụ thể hoặc chia sẻ email với đồng nghiệp.
In thành PDF: Giải pháp đơn giản nhất để tạo tài liệu tham khảo hoặc chia sẻ với người không dùng Outlook.

Khuyến nghị cuối cùng:

Thực hiện sao lưu định kỳ (ít nhất 3 tháng/lần)
Kiểm tra tính toàn vẹn của file sau khi xuất
Áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp (mã hóa, quản lý quyền truy cập)
Lưu trữ ít nhất 2 bản sao ở các vị trí khác nhau
Cập nhật Outlook và hệ điều hành thường xuyên để tránh lỗi tương thích

Nếu bạn quản lý lượng lớn email quan trọng, hãy cân nhắc sử dụng giải pháp sao lưu email chuyên nghiệp như Microsoft 365 Archive hoặc Barracuda Email Security để đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu.

Hy vọng hướng dẫn chi tiết này đã giúp bạn hiểu rõ cách lưu email từ Outlook 2010 vào máy tính một cách hiệu quả và an toàn. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, hãy tham khảo tài liệu chính thức từ Microsoft Support hoặc liên hệ với bộ phận IT của tổ chức bạn để được hỗ trợ.

Cách Lưu Email Từ Outlook2010 Vào Máy Tính